Paperless-ngx
Schluss mit Aktenordnern und Zettelchaos. Scannen Sie Rechnungen, Verträge oder Belege – Paperless erkennt automatisch den Inhalt, sortiert die Dokumente und macht alles per Suchfeld auffindbar. Suchen Sie zum Beispiel nach 'Strom 2025' und Sie haben sofort alle Stromrechnungen vom Jahr vor sich. Auch praktisch fürs Finanzamt.
- Kategorie
- Verwaltung
- Lizenz
- GPL-3.0
- Ersetzt
- DocuWare, ELO, Aktenordner
- Version
- 1.0.0
Screenshots
Features
Automatische OCR-Texterkennung
Jedes eingescannte Dokument wird automatisch per OCR verarbeitet und als durchsuchbarer Volltext indexiert. Du findest Rechnungen, Verträge und Belege in Sekunden statt Minuten.
Intelligente Verschlagwortung
Paperless-ngx erkennt Muster in deinen Dokumenten und schlägt automatisch Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen vor. Nach kurzer Einrichtung sortiert sich dein Archiv praktisch von selbst.
Mehrstufige Zugriffsrechte
Definiere exakt, welche Mitarbeitenden welche Dokumente sehen und bearbeiten dürfen. Ideal für Personalakten, Gehaltsdokumente oder vertrauliche Verträge.
E-Mail-Import
Leite Rechnungen und Dokumente einfach per E-Mail an Paperless-ngx weiter. Die Anhänge werden automatisch importiert, erkannt und archiviert – ohne manuellen Upload.
Volltextsuche über alle Dokumente
Durchsuche tausende Dokumente in Millisekunden. Filtere nach Datum, Tag, Korrespondent oder beliebigem Textinhalt – so findest du jedes Dokument sofort wieder.
Anwendungsbeispiele
Steuerberater: Mandanten senden Belege per E-Mail, die automatisch importiert, per OCR erkannt und dem richtigen Mandanten-Tag zugeordnet werden. Zum Jahresabschluss sind alle Dokumente sortiert und exportbereit.
Handwerksbetrieb: Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden direkt vom Scanner in Paperless-ngx geladen. Der Meister findet jeden Beleg in Sekunden – auch auf der Baustelle per Smartphone.
HR-Abteilung im Mittelstand: Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Zeugnisse werden digital archiviert mit strikten Zugriffsrechten. Nur autorisierte HR-Mitarbeitende sehen Personalakten, Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht.
Häufige Fragen
Kann ich bestehende Dokumente aus Google Drive oder SharePoint importieren?
Ja, Paperless-ngx unterstützt den Massenimport von PDF-, PNG- und TIFF-Dateien. Du kannst deine bestehenden Dokumente einfach per Drag-and-Drop oder über den Datei-Import hochladen, und die OCR-Engine verarbeitet alles automatisch.
Ist Paperless-ngx DSGVO-konform?
Da Paperless-ngx über enkubate auf deutschen Servern gehostet wird, verlassen deine Daten nie die EU. Du hast volle Kontrolle über Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Löschung – alle Voraussetzungen für DSGVO-Compliance sind erfüllt.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Paperless-ngx verarbeitet PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF und WebP. Die OCR-Engine erkennt Text in über 100 Sprachen, inklusive Deutsch und Englisch.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit anderen enkubate-Apps?
Über n8n kannst du automatisierte Workflows erstellen, die Paperless-ngx mit Mattermost, Kimai oder Vikunja verbinden – zum Beispiel automatische Benachrichtigungen bei neuen Rechnungen oder die Verknüpfung von Belegen mit Zeiterfassungseinträgen.
Wie viele Dokumente kann Paperless-ngx verwalten?
Paperless-ngx skaliert problemlos auf hunderttausende Dokumente. Die Volltextsuche bleibt auch bei großen Archiven schnell, da alle Dokumente in einem optimierten Suchindex gespeichert werden.
Im Vergleich: Paperless-ngx vs. DocuWare
Über enkubate
Läuft auf deutschen Servern, vollständig verwaltet (Updates, Sicherheit, Backups), DSGVO-konform. All-Inclusive ab 49 €/Monat – keine Per-User-Gebühren.
| Kriterium | Paperless-ngx | DocuWare |
|---|---|---|
| Preis | Inklusive im enkubate-Paket (keine Per-User-Kosten) | Typisch 50–100€/User/Monat |
| Nutzerlimit | Unbegrenzt | Abhängig von Lizenz |
| Serverstandort | Deutschland (enkubate Managed Hosting) | EU-Cloud oder On-Premise (optional) |
Wettbewerbspreise und -funktionen können sich ändern. Angaben ohne Gewähr, Stand: Mai 2026
Häufige Fragen
Kann Paperless-ngx DocuWare wirklich ersetzen?
Für KMUs mit Standard-Anforderungen an Dokumentenmanagement — ja. Paperless-ngx deckt Scannen, OCR, Verschlagwortung, Suche und Archivierung ab. Für komplexe Enterprise-Workflows mit mehrstufigen Freigaben ist DocuWare aber die ausgereiftere Lösung.
Ist Paperless-ngx GoBD-konform?
Paperless-ngx bietet revisionssichere Ablage und Versionierung. Für eine vollständige GoBD-Konformität solltest du jedoch die spezifischen Anforderungen deiner Branche mit einem Steuerberater besprechen. DocuWare bietet hier eine zertifizierte Lösung.
Wie funktioniert der Dokumenten-Import?
Du kannst Dokumente per Web-Upload, E-Mail-Eingang oder über einen überwachten Ordner importieren. Paperless-ngx erkennt automatisch Text via OCR, schlägt Tags und Korrespondenten vor und macht alles durchsuchbar.
Kann ich von DocuWare zu Paperless-ngx migrieren?
Ja, du kannst Dokumente aus DocuWare exportieren und in Paperless-ngx importieren. Die Metadaten müssen manuell zugeordnet werden, aber die Dokumente selbst lassen sich problemlos übertragen.
Wie viele Dokumente kann Paperless-ngx verwalten?
Es gibt kein technisches Limit. Nutzer berichten von problemlosem Betrieb mit über 100.000 Dokumenten. Die Performance hängt von der Server-Konfiguration ab, die enkubate für dich optimiert.
Gibt es ein Limit für Nutzer oder Nutzung?
Nein. Der All-Inclusive-Preis von 49 € pro Monat enthält alle Apps ohne Per-User-Gebühren.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland, vollständig DSGVO-konform.
Bereit zum Ausprobieren?
Alle Tools vollständig verwaltet, DSGVO-konform, auf deutschen Servern – für 49 € im Monat.