Kimai vs. Clockify: Open-Source-Zeiterfassung für KMUs im Vergleich

Clockify bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 5 Nutzer, danach fallen Kosten pro Nutzer an. Basic kostet ca. $3,99/Seat/Monat (jährlich) bzw. $4,99/Monat. Standard liegt bei ca. $5,49/$6,99, Pro bei ca. $7,99/$9,99 und Enterprise bei ca. $11,99/$14,99 (Stand Mai 2026). Bei 20 Mitarbeitern auf dem Standard-Plan zahlst du ca. 110 $/Monat — ohne DSGVO-konforme Datenhaltung (nur ab Pro wählbar). Kimai über enkubate ist als Managed Service im Paket enthalten, ohne Per-User-Kosten. Ab etwa der 6. Person wird Kimai über enkubate günstiger als Clockify Basic — und du erhältst gleichzeitig weitere Business-Apps. Bei 50 Mitarbeitern beträgt die Ersparnis gegenüber Clockify Standard mehrere hundert Euro pro Monat.

Beide Tools bieten Stoppuhr, manuelle Zeiterfassung, Projekt- und Kundenzuordnung, Stundenzettel und Berichte. Clockify ergänzt das um Kiosk-Terminal, Urlaubsverwaltung (ab Basic), Rechnungsstellung (ab Standard) und Schichtplanung (ab Pro). Kimai bietet ein Plugin-System mit über 40 verfügbaren Erweiterungen: Genehmigungsworkflows, Budgetüberwachung, erweiterte Exporte, Schichtplanung und mehr. Die API ist vollständig dokumentiert und ermöglicht die Integration mit Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen und anderen Tools. Über n8n (ebenfalls bei enkubate verfügbar) lassen sich Zeitbuchungen automatisch in Rechnungen oder Berichte umwandeln.

Arbeitszeitdaten sind hochsensibel — sie protokollieren, wer wann wie lange gearbeitet hat. Clockify wird von CAKE.com betrieben. Standardmäßig werden Daten in der "globalen Region" gespeichert; EU-Datenhaltung (Deutschland) ist erst ab dem Pro-Plan wählbar und kostet ca. $7,99/Seat/Monat (jährlich). Kimai über enkubate speichert alle Zeiterfassungsdaten von Anfang an auf deutschen Servern — ohne Aufpreis, ohne Mindest-Plan-Voraussetzung. Für Unternehmen mit Betriebsrat ist das relevant: Die Einführung eines Zeiterfassungssystems, das Arbeitsleistung dokumentiert, ist mitbestimmungspflichtig. Eine selbstgehostete Lösung auf deutschen Servern ist hier einfacher zu argumentieren.

Ein fairer Vergleich muss Clockifys echte Stärken benennen: Der kostenlose Plan ist für kleine Teams von bis zu 5 Personen sehr großzügig und enthält unbegrenztes Tracking, Timer, Timesheets und mobile Apps. Die Benutzeroberfläche ist sehr ausgefeilt und modern — Clockify gehört zu den am besten gestalteten Zeiterfassungs-Tools auf dem Markt. Das Integrations-Ökosystem ist groß (QuickBooks, Asana, Jira, Trello und viele mehr). Für Teams, die eine schnelle, unkomplizierte Lösung ohne Konfigurationsaufwand suchen und keine DSGVO-spezifischen Anforderungen an den Serverstandort haben, ist Clockify eine ausgezeichnete Wahl.

Seit dem BAG-Urteil müssen Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen. Beide Lösungen erfüllen die Grundanforderungen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden erfasst und gespeichert. Clockify bietet vorgefertigte Compliance-Reports. Kimai kann über Plugins und die API ähnliche Berichte generieren. Der entscheidende Vorteil von Kimai: Du hast vollen Zugriff auf die Datenbank und kannst die Daten bei einer behördlichen Prüfung direkt bereitstellen. Es gibt keinen Zwischenhändler, der Daten erst exportieren muss.

Clockify ist ideal für kleine Teams bis 5 Personen, die den kostenlosen Plan nutzen wollen, sowie für Teams, die eine sehr ausgefeilte UX ohne Einrichtungsaufwand bevorzugen. Kimai über enkubate passt zu Unternehmen ab 6 Mitarbeitern, die vorhersehbare Kosten wollen, DSGVO-konforme Datenhaltung auf deutschen Servern von Anfang an benötigen und Wert auf ein erweiterbares Plugin-System legen. Besonders geeignet für Agenturen und Dienstleister, die Projektzeiten tracken und abrechnen, Handwerksbetriebe mit Außendienst-Teams und Unternehmen mit Betriebsrat.