Kimai
Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten projekt- und kundengenau. Per Klick starten Sie den Timer, weisen die Zeit einem Kunden oder Auftrag zu und erstellen am Monatsende einen sauberen Bericht für die Rechnung. Ideal, wenn Sie als Berater, Designer oder Texter nach Stunden abrechnen – oder einfach wissen wollen, wohin Ihre Zeit fließt.
- Kategorie
- Produktivität
- Lizenz
- AGPL-3.0
- Ersetzt
- Toggl Track, Harvest, Clockify
- Version
- 1.0.0
Screenshots
Features
Projekt- und kundenbezogene Zeiterfassung
Ordne Zeiteinträge Kunden, Projekten und Aktivitäten zu. So siehst du auf einen Blick, wie viel Zeit in welches Projekt fließt und ob es profitabel ist.
Automatische Stundenzettel und Reports
Kimai generiert Stundenzettel als PDF oder Excel-Export. Wochen-, Monats- und Projektreports sind mit einem Klick verfügbar – bereit für die Buchhaltung.
Gesetzeskonforme Arbeitszeitdokumentation
Erfülle die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem EuGH-Urteil und dem BAG-Beschluss. Kimai dokumentiert Beginn, Ende und Pausen revisionssicher.
Team-Management und Genehmigungen
Teamleiter können Zeiteinträge ihrer Mitarbeitenden einsehen, genehmigen oder zur Korrektur zurückweisen. Rollen und Berechtigungen sind flexibel konfigurierbar.
Stundensätze und Budgets
Hinterlege unterschiedliche Stundensätze pro Kunde, Projekt oder Mitarbeitendem. Definiere Projektbudgets und erhalte Warnungen, bevor das Budget überschritten wird.
Anwendungsbeispiele
IT-Dienstleister: Entwickler und Berater erfassen ihre Arbeitszeit projektbezogen. Am Monatsende werden automatisch kundenbezogene Stundenzettel erstellt und an die Rechnungsstellung übergeben.
Handwerksbetrieb: Gesellen erfassen ihre Arbeitszeit auf der Baustelle per Smartphone-App. Der Meister sieht in Echtzeit, wer wo arbeitet und welche Projekte im Zeitplan liegen.
Steuerberatungskanzlei: Mandantenarbeit wird minutengenau erfasst und nach unterschiedlichen Stundensätzen abgerechnet. Die Daten fließen direkt in die Honorarabrechnung und machen den Zeitaufwand pro Mandat transparent.
Häufige Fragen
Erfüllt Kimai die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja, Kimai dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit revisionssicher. Die Daten sind exportierbar und erfüllen die Anforderungen des EuGH-Urteils und des BAG-Beschlusses von 2022.
Gibt es eine mobile App?
Ja, Kimai bietet eine mobile Web-App und eine native Android-App. Die Zeiterfassung funktioniert auf jedem Gerät mit Browser – ideal für Mitarbeitende im Außendienst oder auf der Baustelle.
Kann ich Kimai mit meiner Buchhaltungssoftware verbinden?
Kimai exportiert Daten als CSV und Excel. Über n8n kannst du automatisierte Workflows erstellen, die Zeitdaten direkt in deine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware übertragen.
Wie funktioniert die Abrechnung unterschiedlicher Stundensätze?
Du kannst Stundensätze pro Kunde, Projekt, Aktivität und Mitarbeitendem hinterlegen. Kimai berechnet automatisch die Kosten und zeigt sie in den Reports an.
Können Mitarbeitende nur ihre eigenen Zeiten sehen?
Ja, das Rollensystem ist flexibel konfigurierbar. Mitarbeitende sehen standardmäßig nur ihre eigenen Einträge, Teamleiter die Einträge ihres Teams und Administratoren haben vollen Zugriff.
Im Vergleich: Kimai vs. Clockify
Über enkubate
Läuft auf deutschen Servern, vollständig verwaltet (Updates, Sicherheit, Backups), DSGVO-konform. All-Inclusive ab 49 €/Monat – keine Per-User-Gebühren.
| Kriterium | Kimai | Clockify |
|---|---|---|
| Preis | Inklusive im enkubate-Paket (keine Per-User-Kosten) | Kostenlos bis 5 Nutzer; Basic ca. $3,99/Seat/Monat; Standard ca. $5,49/Seat/Monat (jährlich, Stand Mai 2026) |
| Nutzerlimit | Unbegrenzt | Kostenlos bis 5 Nutzer; dann Per-Seat-Kosten |
| Serverstandort | Deutschland (enkubate Managed Hosting) | Globale Region (Standard); EU/DE nur ab Pro-Plan gegen Aufpreis |
Wettbewerbspreise und -funktionen können sich ändern. Angaben ohne Gewähr, Stand: Mai 2026
Häufige Fragen
Erfüllt Kimai die Anforderungen des BAG-Urteils zur Zeiterfassung?
Ja, Kimai erfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit und speichert die Daten revisionssicher. Die Grundanforderungen des BAG-Urteils zur systematischen Arbeitszeiterfassung werden erfüllt.
Kann ich Kimai mit meiner Buchhaltungssoftware verbinden?
Ja, über die REST-API und Plugins. Es gibt Erweiterungen für verschiedene Export-Formate. Über n8n (bei enkubate verfügbar) lassen sich Zeitbuchungen automatisch an Buchhaltungssysteme übertragen.
Haben Mitarbeiter eine mobile App für die Zeiterfassung?
Kimai bietet eine responsive Web-Oberfläche, die auf Smartphones optimiert ist. Zusätzlich gibt es Community-Apps für iOS und Android. Clockify hat dedizierte native Apps für beide Plattformen, die als sehr ausgereift gelten.
Kann ich meine Clockify-Daten zu Kimai migrieren?
Ja, Clockify bietet einen CSV-Export. Die Daten können über die Kimai-API oder direkt in die Datenbank importiert werden. enkubate unterstützt dich bei der Migration.
Ist Kimai auch für Freelancer geeignet?
Ja, Kimai eignet sich auch für Einzelunternehmer und Freelancer. Du kannst Projekte, Kunden und Stundensätze verwalten und professionelle Stundenzettel generieren.
Warum ist EU-Datenhaltung bei Clockify erst ab dem Pro-Plan verfügbar?
Clockify speichert Daten standardmäßig in der globalen Region. EU-Datenhaltung (Deutschland) kann nur von Workspace-Inhabern auf Pro- oder Enterprise-Plänen gewählt werden, was zusätzliche Kosten bedeutet. Bei Kimai über enkubate sind alle Daten von Anfang an auf deutschen Servern — ohne Mindest-Plan-Voraussetzung.
Gibt es ein Limit für Nutzer oder Nutzung?
Nein. Der All-Inclusive-Preis von 49 € pro Monat enthält alle Apps ohne Per-User-Gebühren.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland, vollständig DSGVO-konform.
Bereit zum Ausprobieren?
Alle Tools vollständig verwaltet, DSGVO-konform, auf deutschen Servern – für 49 € im Monat.