enkubate
Anmelden

Prozesse erkennen

In 30 Minuten die eigenen Abläufe aufschreiben: ein einfaches Raster, sieben Warnsignale — und warum das vor jeder App-Auswahl kommt.

Die meisten Digitalisierungsprojekte fangen mit Software an und scheitern daran. Du fängst mit deinen Abläufen an. Dafür brauchst du keine Beratung, nur einen Zettel und 30 Minuten.

Das Raster: vier Fragen pro Ablauf

Nimm dir die fünf bis zehn Abläufe vor, die in deinem Unternehmen täglich oder wöchentlich passieren. Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Termine, Personal, Einkauf. Für jeden Ablauf beantwortest du vier Fragen:

  1. Was kommt rein? Eine E-Mail, ein Anruf, ein Formular, ein Zettel, eine Bestellung.
  2. Wo liegt es danach? In wessen Postfach, in welcher Excel-Datei, in welchem Ordner — oder nur in jemandes Kopf.
  3. Was geht raus? Ein Angebot, eine Rechnung, eine Auskunft, ein Termin, eine Warensendung.
  4. Wer wartet worauf? Wo liegt der Vorgang gerade, wenn nichts passiert — und woran merkt das jemand?

Die letzte Frage ist die wichtigste. Sie zeigt, wo Vorgänge liegen bleiben, weil sie niemand sieht.

Beispiel Angebot: Rein kommt eine Mail an dein persönliches Postfach. Das Angebot liegt als Word-Datei auf deinem Desktop. Raus geht es als PDF per Mail. Warten tut der Kunde, bis du zufällig daran denkst — und niemand sonst sieht, dass das Angebot offen ist.

Sieben Warnsignale

Vergleiche deine Liste mit diesen Mustern. Jedes Muster steht für einen Prozess, der keine richtige Heimat hat:

  • Excel als Datenbank. Kundenlisten, Lagertabellen oder Stundenzettel, die nur eine Person wirklich versteht.
  • PDF-Ping-Pong. Dokumente gehen per Mail hin und her, und niemand weiß, welche Version gilt.
  • Informationen nur in Postfächern und Köpfen. Wenn zwei Leute gleichzeitig krank sind, ist das Wissen weg.
  • Doppelte Eingabe. Dieselben Daten werden in zwei, drei Systeme getippt — mit drei verschiedenen Ständen.
  • Ich-frag-mal-kurz-nach-Schleifen. Auskünfte entstehen durch Anrufen und Nachfragen statt durch Nachschauen.
  • Fristen im Kalender einer einzigen Person. Kündigungsfristen, Wartungstermine, Angebotsnachfassen — alles bei einer Person.
  • Papierordner als Archiv. Belege existieren genau einmal, physisch, im Büro.
Zähle deine Treffer nicht als Mängelliste, sondern als Arbeitsplan. Drei bis fünf Warnsignale sind normal — und genau die richtige Menge für den Anfang.

Was mit der Liste passiert

Jedes Warnsignal ist ein Kandidat für eine App. Die Zuordnung — welches Symptom zu welcher App passt — macht die nächste Seite: Welche App wofür.