Ausbaustufen

Die ersten 90 Tage bringen dich auf Stufe 2. Danach ist die Frage nicht mehr ob, sondern was als Nächstes. Diese fünf Stufen zeigen den Weg — jede baut auf der vorherigen auf, keine ist Pflicht.

Stufe 1: Ablage und Zugriff

Alles hat einen Ort, und jeder findet es. Dokumente in Paperless-ngx, Zugänge in Vaultwarden, Wissen in BookStack.

Du bist hier, wenn: Niemand mehr fragt, wo etwas liegt. Auskünfte entstehen durch Nachschauen, nicht durch Anrufen.

Stufe 2: Zusammenarbeit

Das Team arbeitet gemeinsam statt nacheinander. Abstimmung in Mattermost, Aufgaben in Vikunja, Anleitungen und Notizen gemeinsam in BookStack statt als Mail-Anhang.

Du bist hier, wenn: Versionen nicht mehr per Mail kursieren und Aufgaben einen Besitzer und einen Stand haben.

Stufe 3: Kundenprozesse

Der Weg vom Interessenten zum unterschriebenen Auftrag liegt im System: Twenty für die Kontakte, Easy!Appointments für die Termine, Documenso für die Unterschriften, Chatwoot für die Anfragen dazwischen.

Du bist hier, wenn: Du auf die Frage „Wie steht es um Kunde X?" eine Antwort im System hast — ohne drei Leute zu fragen.

Stufe 4: Automatisierung

Die Apps handeln von selbst. n8n verbindet die Stufen 1 bis 3: Rechnungen legen sich ab, Aufgaben entstehen aus Ereignissen, Erinnerungen gehen raus, bevor Fristen platzen.

Du bist hier, wenn: Wiederkehrende Handgriffe verschwunden sind und du über Ausnahmen nachdenkst statt über Fleißarbeit.

Stufe 5: Auswertung

Zahlen aus dem System statt Bauchgefühl. Projektzeiten und Stundensätze aus Kimai, Pipeline aus Twenty, Budgets aus Actual Budget und eigene Kennzahlen aus Baserow — zusammengeführt über n8n.

Du bist hier, wenn: Entscheidungen mit aktuellen Zahlen aus dem eigenen System fallen — nicht mit dem Stand vom letzten Steuerberater-Export.

Du willst wissen, welche Apps für deine Branche den Einstieg bilden? Die Startpakete auf der nächsten Seite zeigen es.