Welche App wofür
Die Zuordnungstabelle: von fünfzehn typischen Symptomen zum Prozess und zur passenden App im Katalog.
Du hast deine Warnsignale? Gut. Diese Tabelle übersetzt sie in konkrete Apps. Sie deckt den gesamten Katalog ab — such dir die Zeilen heraus, die zu deiner Liste passen.
| Symptom | Prozess | App(s) |
|---|---|---|
| Excel-Listen, die zur Datenbank wurden | Strukturierte Daten pflegen |  Baserow |
| Kundenkontakte verstreut in Postfächern | Vertrieb und Kundenbeziehungen |  Twenty |
| Team-Chat verstreut auf private Kanäle | Interne Kommunikation |  Mattermost |
| Kundenanfragen aus fünf Kanälen gleichzeitig | Support und Kundenkommunikation |  Chatwoot |
| Newsletter bei einem Anbieter außerhalb der EU | E-Mail-Kampagnen |  Listmonk |
| Papierordner und Scanner-Chaos | Dokumentenablage mit Volltextsuche |  Paperless-ngx |
| Wissen nur in Köpfen, Anleitungen per Mail-Anhang | Internes Wiki, Anleitungen gemeinsam pflegen |  BookStack |
| Unterschriften per Drucker und Post | Digitale Signatur |  Documenso |
| Aufgaben auf Zetteln und in Köpfen | Aufgaben- und Projektmanagement |  Vikunja |
| Stundenzettel in Excel | Zeiterfassung und Auswertung |  Kimai |
| Terminabstimmung per Mail und Telefon | Online-Terminbuchung |  Easy!Appointments |
| Abrechnungsgrundlage manuell zusammensuchen | Projektzeiten und Stundensätze auswerten | KimaiBaserow |
| Budgetschätzung im Kopf | Budgetplanung und -kontrolle |  Actual Budget |
| Dieselben Daten dreimal eintippen | Automatisierung zwischen den Apps |  n8n |
| Passwörter auf Zetteln oder in Excel | Passwortverwaltung fürs Team |  Vaultwarden |
Drei Regeln für die Auswahl
Ein Prozess, eine App. Nicht zwei Apps für denselben Zweck installieren. Zwei Werkzeuge für dieselbe Aufgabe erzeugen dasselbe Chaos wie vorher, nur teurer organisiert.
Mit dem Warnsignal anfangen, das am lautesten ist. Nicht mit der größten App und nicht mit allen gleichzeitig. Eine App, die läuft, schlägt fünf, die halb eingerichtet sind.
Die Apps reden später miteinander. Du musst nicht alles am ersten Tag verbinden. Wenn mehrere Apps laufen, wird n8n interessant — das steht in Apps verbinden.