Die ersten 90 Tage
Vom ersten Klick zur Routine: Woche 1 mit einer App und zwei Personen, dann Ablage, Zusammenarbeit und die erste Automatisierung — mit Erfolgskriterien.
Neunzig Tage reichen, um aus einem Neukunden ein Unternehmen zu machen, das anders arbeitet. Wenn du dich an die Reihenfolge hältst: erst klein beweisen, dann ausbauen.
Woche 1: Eine App, ein Prozess, zwei Personen
Wähle genau eine App — die zum lautesten Warnsignal — und genau einen Prozess. Zwei Personen arbeiten damit, nicht die ganze Firma. Mehr ist in dieser Woche nicht geplant.
Erreicht, wenn: Der eine Prozess läuft komplett in der neuen App, ohne dass jemand daran erinnern muss.
Monat 1: Ablage und Zugriff
Die zweite App ist fast immer die Ablage: 
Paperless-ngx für Dokumente, dazu 
Vaultwarden für die Zugänge des Teams. Ab jetzt gilt eine Regel: Dokumente und Passwörter haben genau einen Ort.
Erreicht, wenn: Jemand eine Rechnung oder ein Passwort sucht und es in unter einer Minute findet — ohne eine andere Person zu fragen.
Monat 2: Zusammenarbeit
Jetzt kommt das Team dazu: 
Mattermost ersetzt die privaten Chat-Kanäle, 
Vikunja die Zettel und 
BookStack die Mail-Anhänge. Das Team ist in dieser Phase wichtiger als die Technik: Wer Widerstand meldet, hat meist einen echten Grund — den Prozess anpassen, nicht die Leute.
Erreicht, wenn: Interne Abstimmungen im Team-Chat stattfinden und Aufgaben im System stehen statt in Köpfen. Mail-Anhänge sind die Ausnahme geworden.
Monat 3: Die erste Automatisierung
Erst jetzt: 
n8n. Nimm die lästigste Handbewegung aus den ersten zwei Monaten — einen Export, eine Benachrichtigung, ein Copy-Paste — und automatisiere genau sie. Ein Workflow, der täglich läuft, lehrt mehr als zehn geplante.
Erreicht, wenn: Ein Arbeitsschritt passiert, ohne dass ihn jemand auslöst — und das Team merkt, dass es das will.
Was nach diesen neunzig Tagen noch kommen kann, zeigt die nächste Seite: Ausbaustufen.